Saiba o que deveria chegar antes que alguém descubra o que faltou
O malote esquecido na unidade custa uma amostra, uma recoleta e um cliente irritado. A conferência deixa de depender de quem lembra.
A HageTag rastreia a cadeia de custódia de malotes de material biológico entre unidades de coleta e o laboratório central. Cada malote recebe código próprio, é lido na origem e no destino, e o sistema aponta automaticamente a diferença entre o que saiu e o que chegou — com responsável, horário e temperatura registrados.
✓ Usuários ilimitados ✓ Funciona offline ✓ Sem cartão de crédito
Como funciona hoje na maioria das operações
A unidade fecha o malote e anota num caderno. O motorista recolhe. No laboratório central (NTO) alguém confere pelo que está escrito — quando confere. A falha aparece dias depois, quando o cliente liga cobrando um exame que nunca chegou.
- malote esquecido em unidade, veículo ou caixa térmica
- descoberta do erro somente quando o cliente cobra
- conferência manual no NTO, dependente de quem está na bancada
- registro de temperatura e responsável em papel — ou inexistente
- nenhuma forma de responder "onde estava esta amostra às 8h de terça?"
Do caderno na unidade à conferência por diferença
- Antes
A unidade fecha o malote e anota num caderno. No laboratório central alguém confere pelo que está escrito — quando dá tempo. O malote esquecido só aparece quando o cliente liga cobrando o exame, às vezes no dia seguinte.
- Durante
Cada malote recebe código próprio e é lido na saída da unidade e na chegada ao central. O sistema compara o que foi enviado com o que foi recebido e aponta a diferença sozinho, com responsável, horário e foto de cada ponta.
- Depois
A divergência aparece no mesmo turno, não no dia seguinte, e quem descobre é a operação — não o cliente. A trilha de qualquer malote é recuperável pelo código, sem remontar caderno.
- Limite
A conferência física continua sendo feita por pessoas. O sistema registra, compara e cobra o que falta; ele não abre o malote nem confirma o conteúdo por você.
Como funciona com a HageTag
A unidade fecha o malote no app
O malote recebe um código gerado no próprio aplicativo — alfabeto sem caracteres ambíguos, legível à mão — e a etiqueta é impressa na hora. Não depende de estoque de etiqueta pré-impressa.
O transporte fica registrado
Leitura na coleta, responsável identificado automaticamente, horário sem digitação, temperatura e evidência fotográfica. Funciona sem sinal e sincroniza depois.
O NTO confere por diferença
O sistema carrega tudo o que foi lido nas unidades, subtrai o que foi recebido e mostra a lista do que falta. A pergunta "faltou algo?" deixa de existir.
O que o sistema não deixa passar
Rastrear responde "o que aconteceu?". Antes disso, o fluxo responde "isso pode acontecer?" — e quando a resposta é não, o app diz o motivo na tela, no momento.
Fechar o turno com malote em aberto
O malote lido na unidade e não recebido no central permanece como pendência explícita. Encerrar o expediente não faz a pendência sumir da lista.
Etapa registrada fora de ordem
A sequência do processo é definida por você. Não dá para registrar o recebimento de um malote que nunca foi despachado — e o app mostra o motivo.
Concluir sem a evidência exigida
Foto do acondicionamento, responsável e temperatura podem ser obrigatórios na etapa. Faltando um deles, o formulário não conclui.
Código anotado errado
O malote é identificado por leitura, não por digitação. Quando precisa ser lido à mão, o alfabeto do código não tem caracteres ambíguos.
Sendo direto: nesta operação o sistema aponta mais do que bloqueia. Ele não abre o malote nem confirma o conteúdo — a conferência física continua sendo feita por pessoas. O que muda é que a divergência aparece no mesmo turno, para a operação, e não dias depois, pelo cliente.
Que provas o processo gera
Usuário, data, hora, coordenada e endereço geocodificado são gravados automaticamente em todo registro — sem depender de o operador digitar.
- Código do malote lido na origem e no destino
- Responsável, data, hora e coordenada gravados automaticamente
- Endereço geocodificado a partir da coordenada
- Foto do acondicionamento
- Temperatura pontual — ou curva contínua, com IoT
- Ocorrência de trajeto, registrável quantas vezes precisar
O que dá para fazer e quase ninguém sabe
O processo é seu: campo, etapa, regra, prazo e validação mudam sem ticket e sem esperar release.
Conferência por diferença, automática
O sistema mostra a lista do que falta antes de alguém perguntar.
Busca pelo código da embalagem interna
Procure um tubo e descubra em qual malote, viagem, motorista e horário ele estava.
Nada some quando o processo muda
Etapa desativada não faz malote parado desaparecer do controle.
E-mail só quando há divergência
Silêncio quando está tudo certo. Ninguém aprende a ignorar seu alerta.
Prazo por trecho, com contagem viva
O atraso aparece antes de estourar, não no relatório do mês seguinte.
Indicador por unidade, turno e motorista
Descubra onde o malote se perde — não só que se perdeu.
O que muda quando a divergência aparece no mesmo turno
O que faz a operação comprar não é a conta de recoleta — é descobrir a falta antes do cliente. Hoje quem descobre o malote esquecido é quem liga cobrando o exame. Com a conferência por diferença, a pendência aparece no fechamento do turno, com unidade de origem, horário e responsável, e a correção ainda cabe no mesmo dia.
amostras/mês × taxa de rejeição × parcela endereçável × custo da recoleta
Os outros dois eixos: responder auditoria sem remontar caderno — a trilha de qualquer malote sai pelo código, incluindo a de meses atrás; e enxergar em qual unidade, turno ou motorista a falha se repete, que é a diferença entre saber que perdeu e saber onde perde.
O piso, para quem quer número: em uma operação com 20.000 amostras/mês, a taxa mais conservadora da literatura (0,55%) a R$ 80 por recoleta dá R$ 8.800/mês em recoleta total. Conferindo a tabela de causas do estudo Suzin & Bellato, as causas que a rastreabilidade endereça — extravio, vazamento no transporte, amostra fora da estabilidade, falta de identificação e erro de cadastro — somam cerca de 15%: algo perto de R$ 1.300/mês. É o piso da conta, não o argumento. Use o seu número, não o nosso.
Base regulatória desta operação
| Norma | O que exige |
|---|---|
| RDC Anvisa nº 504/2021 | Boas Práticas para o transporte de material biológico humano: rastreabilidade, condições, documentação e tratamento de ocorrências |
| RDC Anvisa nº 978/2025, art. 96 | Equipamentos sob temperatura controlada registram, no mínimo, máxima, mínima e temperatura de momento. Em operação contínua, o registro deve permitir monitorar a operação durante todo o processo em que o controle for necessário |
| RDC Anvisa nº 978/2025, arts. 105 e 106 | Política de acesso, alteração, histórico, data, hora, usuário e local. O serviço avalia e verifica o sistema antes da implantação, documentando disponibilidade, confiabilidade e integridade |
| RDC Anvisa nº 978/2025, arts. 140 a 143 | Transporte de material biológico: acondicionamento, identificação e responsabilidades (revogou a RDC 786/2023) |
| UN 3373 — Categoria B | Requisitos de embalagem e identificação de substância biológica |
| LGPD (Lei 13.709/2018) | Dado de paciente é dado sensível: controle de acesso, registro e trilha |
O que a HageTag entrega
- cadeia de custódia por malote, com leitura nas duas pontas
- responsável identificado em cada etapa, sem digitação
- a rotina de medição governada: a leitura é cobrada no horário previsto e o atraso aparece
- documentação digital acompanhante e trilha por viagem
- permissão por função, segregação por setor e histórico de alterações
O que continua sob sua responsabilidade
- embalagem qualificada e validada em laboratório acreditado
- instrumento de medição calibrado
- a avaliação e verificação do sistema na sua implantação (art. 106)
- plano de gerenciamento de resíduos (PGRSS)
Vai avaliar a nossa parte? O ciclo de validação, os POPs, o backup e a política de saída estão em Confiança e conformidade.
Da obrigação ao nível superior de controle
O roteiro de inspeção da Anvisa pontua por faixa. A primeira é o cumprimento da norma; as seguintes descrevem serviços que vão além do mínimo. Saber onde você está evita comprar o que ainda não precisa — e mostra o caminho de quem quer subir.
- O que a norma exigeRegistro de máxima, mínima e temperatura de momento e, nos equipamentos de operação contínua, acompanhamento durante todo o processo em que o controle for necessário. A medição pode continuar sendo feita pela sua equipe — o que a HageTag acrescenta é a prova de que ela aconteceu na hora certa, por quem, e o que foi feito quando não aconteceu.
- O que o roteiro reconhece como nível superiorMonitorar e registrar eletronicamente, em tempo real — e, no degrau seguinte, alertar automaticamente quando o valor sai da tolerância. Isso exige instrumento conectado.
- O que a automação acrescentaCom IoT vinculado, a leitura deixa de depender de alguém: a curva é contínua, o alerta é automático e o dado chega já contextualizado pela etapa da operação — no mesmo processo, sem trocar de plataforma.
A HageTag não precisa medir sozinha para governar a rotina de medição. Registro no ponto de execução e monitoramento eletrônico contínuo são camadas diferentes, e resolvem problemas diferentes.
A HageTag digitaliza e documenta requisitos de rastreabilidade e registro, automatizando evidências e relatórios. A aderência final depende também de processos, equipamentos, qualificação e calibração do seu lado. Entenda a plataforma em detalhe.
A conferência automática por diferença — o recurso desta página — está no pacote padrão de malotes, inclusive no Essencial. Não é módulo avançado nem demonstração.
Plano mensal fechado, por capacidade
A unidade é o limite do plano, não uma cobrança por operação. Usuários são ilimitados em todos eles.
- Pacote padrão da vertical
- Usuários ilimitados
- Sem cartão de crédito
- Usuários ilimitados
- Operação offline
- Assinatura eletrônica e canhoto
- Trilha e relatório padrão
- Conferência automática por diferença
- 5 GB de fotos e anexos por mês
- Usuários ilimitados
- Operação offline
- Assinatura eletrônica e canhoto
- Trilha e relatório padrão
- Conferência automática por diferença
- Agenda por operador
- Comunicação automática ao cliente
- Trilha de auditoria com registro de reversão de etapa
- 15 GB de fotos e anexos por mês
- Usuários ilimitados
- Operação offline
- Assinatura eletrônica e canhoto
- Trilha e relatório padrão
- Conferência automática por diferença
- Agenda por operador
- Comunicação automática ao cliente
- Trilha de auditoria com registro de reversão de etapa
- BI com indicador por campo
- Alertas contextuais avançados
- Suporte prioritário
- 40 GB de fotos e anexos por mês
Volume acima do plano Performance? Montamos uma proposta sob medida. Implantação, módulos adicionais e condições contratuais são apresentados no contato.
Teste grátis por 15 dias, com 150 operações
Volume de amostra: o suficiente para rodar o trecho mais crítico da sua operação e conferir fluxo, trilha e relatório antes de escalar.
Você recebe o pacote padrão de logística laboratorial e malotes para rodar o processo de verdade e ver a trilha se formar. Nossa equipe libera o acesso e acompanha o primeiro fluxo com você.
O que está incluído
- Fluxo, etapas e formulários do pacote padrão
- Evidências: foto, assinatura, código e geolocalização
- Trilha cronológica e relatório padrão
- Base de dados de cadastros
- Operação offline
- Usuários ilimitados
O que não entra no teste
- Customização de fluxo
- Treinamento e consultoria
- Integração, automação e BI
- Módulos adicionais fora do pacote padrão da sua operação
Customização, treinamento e consultoria fazem parte da implantação — a gente apresenta no contato, sem surpresa na proposta.
O que costumam perguntar
Como o sistema sabe que um malote não chegou?
A leitura na unidade registra o malote como despachado. Na recepção, o sistema compara a lista despachada com a recebida e apresenta a diferença como pendência, com unidade de origem, horário e responsável pela coleta.
Funciona se a unidade não tem internet?
Sim. A leitura, a foto e a conferência funcionam offline; os cadastros ficam no próprio aparelho. Ao reconectar, tudo sincroniza. Unidade em subsolo ou área rural é caso de uso previsto, não exceção.
Preciso comprar etiquetas especiais?
Não. O código do malote é gerado no aplicativo e impresso na hora, em impressora comum ou térmica. O alfabeto usado evita caracteres ambíguos, para o código continuar legível à mão.
Substitui o meu LIS?
Não. O LIS cuida da fase analítica; a HageTag cobre a fase pré-analítica — coleta, identificação, transporte e recebimento — e se integra ao LIS por API ou webhook quando necessário.
Quantas pessoas podem usar?
Usuários são ilimitados em todos os planos. Não cobramos por licença: cobrar por login incentiva o compartilhamento de login, e login compartilhado destrói a atribuição do registro — que é justamente o que a norma exige.
O que conta como uma operação?
Uma operação é um processo aberto no mês — um malote, uma entrega, uma coleta, um paciente. Conta na abertura, independentemente de quantas etapas ele tenha, de quantas vezes uma etapa se repita ou de quantos dias leve para concluir. Etapa avulsa, repetição e parada de rota não consomem. O mesmo paciente atendido quatro vezes no mês consome quatro. O consumo fica visível no sistema.
Como funciona a franquia de fotos e anexos?
A franquia é do volume NOVO enviado no mês — o acervo dos meses anteriores não conta de novo, isso é retenção e já está no plano. A foto tirada no app sai comprimida em cerca de 300 KB, então 5 GB comportam aproximadamente 17 mil fotos por mês. Quem estoura não é volume de processo: é processo com muitas fotos por etapa. Vale dimensionar junto com o time comercial.
Quanto tempo a mais o meu operador vai gastar por etapa?
Depende de duas coisas que variam por operação: a maturidade da equipe e a qualidade dos aparelhos. Por isso não publicamos um número médio — seria um número que não vale para você. O que vemos na prática é o inverso da pergunta: onde o registro era manual, a digitalização devolve tempo, porque o dado é capturado uma vez, no lugar onde acontece, em vez de ser anotado no papel e redigitado depois. O app é desenhado para campo — leitura de código, campos que se preenchem sozinhos a partir das etapas anteriores e operação sem sinal. E é exatamente para isso que existe o teste de 15 dias: você mede na sua operação, com a sua equipe e os seus aparelhos, antes de decidir.
A assinatura é digital ou eletrônica?
É assinatura eletrônica: coletada na tela, vinculada ao registro daquela etapa e carimbada com data, hora, responsável e geolocalização. Não é assinatura digital com certificado ICP-Brasil — esse termo tem significado legal específico (MP 2.200-2) e não seria correto usá-lo aqui. Para prova de entrega e de execução, a assinatura eletrônica vinculada à trilha é evidência válida e é o padrão do setor.
Se o projeto incluir sensor de temperatura, ele é calibrado?
É. O sensor é item de hardware e entra quando a operação exige telemetria — não vem embutido no plano. Quando entra, é calibrado individualmente, por número de série, em laboratório acreditado pela Cgcre/Inmetro conforme a ABNT NBR ISO/IEC 17025, com rastreabilidade comprovada a padrões nacionais de medida. Cada sensor sai com o próprio certificado, com incerteza declarada e data da próxima calibração, e ele pode ser anexado ao seu dossiê. A calibração do instrumento é nossa; a qualificação térmica da câmara, do baú ou da caixa continua sendo sua — e fazemos como serviço, se contratada.
E se eu estourar o limite do plano em um mês de pico?
O plano não trava e a operação não para. O que exceder o limite é cobrado pelo preço unitário da faixa que você contratou, só naquele mês. O consumo fica visível no sistema durante o mês, então o estouro não vira surpresa na fatura. Se o pico virar rotina, a conversa é de mudança de faixa, não de excedente.
Minha operação é sazonal. Pago o ano inteiro?
Não. Existe uma taxa de inativação equivalente a uma mensalidade que suspende os acessos e o faturamento durante o período parado, mantendo a sua base e o seu histórico intactos. A reativação não tem custo nenhum. É a resposta para campanha de vacinação, safra e operação de calendário.
Posso contratar serviços avulsos?
Pode. Integração, BI sob medida, consultoria de automação, treinamento extra e migração de base são contratados à parte, com custo único — não entram na mensalidade e nenhum deles é obrigatório para usar a plataforma.
São trabalhos pontuais, cobrados uma única vez — não entram na mensalidade. Nenhum deles é obrigatório: o plano funciona sem eles.
| Serviço | Custo | O que inclui |
|---|---|---|
| Integração com o seu sistema (LIS, ERP, TMS) | 3 mensalidades | Levantamento, construção, testes e homologação. Manutenção e monitoramento já inclusos na mensalidade. |
| Painel de BI sob medida | 5 mensalidades | Definição das perguntas de gestão, modelagem, construção e treinamento de leitura. |
| Consultoria de automação | 1 mensalidade | Desenho e implementação das automações junto com a sua equipe. |
| Workshop de desenho de processo | 1 mensalidade | Mapeamento com a sua equipe e transformação do seu POP em fluxo. |
| Relatório customizado por destinatário | R$ 600 por layout | Layout, evidências e segmentação por destinatário. |
| Impressão e etiquetagem em lote | R$ 900 | Configuração de formatos, reaproveitamento de folha e geração em lote. |
| Dupla checagem / aprovação em duas etapas | R$ 400 | Configuração da aprovação em duas etapas. |
| Treinamento adicional | R$ 450 por turma (2h) | Nova equipe, novo turno ou reciclagem, além do previsto na implantação. |
| Migração e importação de base | R$ 900 a R$ 2.400 | Conforme volume e qualidade do dado de origem. |
Consumo cobrado pelo uso
| Item | Como é cobrado |
|---|---|
| Notificação push no app | Ilimitada, em todos os planos |
| 2.000 a 15.000 por mês, conforme o plano | |
| R$ 0,18 por mensagem — 500/mês no Profissional, 2.000/mês no Performance | |
| SMS | R$ 0,15 por mensagem |
| Armazenamento extra de fotos e anexos | R$ 120/mês por bloco de 10 GB |
Qualificação e documentação de validação
Não é um item de tabela. A plataforma já é validada — o ciclo QP/QI/QO/QD foi conduzido por consultoria independente e o dossiê está disponível. O que se contrata à parte é a qualificação do SEU processo: ensaios, matriz de rastreabilidade e dossiê no escopo que o seu órgão regulador exige. O escopo define o preço, e por isso ele é fechado em proposta.
Valores de referência para orçamento, válidos para contratação junto ao plano. A proposta final é fechada com o time comercial.
Comece pelo teste. Decida depois.
Quinze dias com o pacote padrão e 150 operações para ver a trilha do seu processo se formar de verdade.